Objet : cadre d'usage des outils d'IA générative (ChatGPT en priorité) pour les collaborateurs du Groupe COLA et de ses entités (Lallemant Fermetures, Corrèze Fermetures, MEN 85, CFP56, CML). Projet issu du workshop maars × Groupe COLA du 9 juillet 2026, à finaliser et valider par la DSI et la DRH selon les règles retenues collectivement. La protection des données repose d'abord sur le choix du tier d'abonnement, ensuite sur les réflexes individuels.

1Outil de référence & niveaux d'abonnement

Chez COLA, l'outil de référence est ChatGPT. Pour tout usage professionnel touchant des données internes, l'espace ChatGPT Business du groupe est la norme.

Niveau	Entraînement sur vos données	Contrôle admin	Usage recommandé chez COLA
Gratuit	⚠ Possible	✗	Découverte, entraînement, aucune donnée sensible
Plus (perso)	⚠ Activé par défaut, à désactiver	✗	Usage individuel avancé, données non sensibles
Business · COLA	✓ Désactivé par défaut	✓ Console admin	Référence pour tout usage interne

Priorité COLA : activer et déployer l'espace Business auprès des collaborateurs concernés, et faire de ce tier le canal par défaut pour les documents internes.

2Usages autorisés

Encouragés pour gagner du temps :

Rédaction / amélioration de mails, comptes-rendus, synthèses
Réponses commerciales, devis commentés, réponses SAV (sans prix inventé)
Procédures, cahiers des charges, notes de décision (premières versions)
Nettoyage et lecture de tableaux, aide aux formules Excel
Brainstorming, exploration de sujets, reformulation, traduction

3Données autorisées / interdites

Autorisé quel que soit le tier : données fictives ou anonymisées, textes publics, brouillons non confidentiels, veille sectorielle.

Autorisé sur l'espace Business COLA uniquement : documents internes non classifiés (procédures, CR, briefs), données RH non nominatives, analyses agrégées sans identifiant individuel.

Interdit dans tout outil IA, quel que soit le tier :

Noms complets de clients + coordonnées (email, tél., adresse)
Données bancaires (RIB, IBAN), prix & marges non validés, contrats confidentiels
Données personnelles de salariés, données RH sensibles (RGPD)
Mots de passe, tokens, clés d'accès, informations fournisseurs sous NDA

Règle simple : en cas de doute, on n'entre pas la donnée. On anonymise d'abord.

4Validation humaine systématique

Tout livrable produit par l'IA est relu et validé avant usage ou envoi. Routine 30 secondes : relire à voix haute · vérifier chiffres, dates, noms, normes (NF/DTU/CE) · ajouter la touche métier · signer.

La responsabilité du livrable reste celle du collaborateur. L'IA est un assistant, pas un auteur.

5Référent & incidents

Toute question ou incident (donnée exposée, output problématique) est signalé à la DSI (Romain Dangien) sous 48 h.

6Partage & montée en compétence

Les bons prompts et retours d'usage sont partagés entre entités. Ressources : Thinkific (accès 90 j).

7Sponsors IA

Deux sponsors internes portent le sujet et animent le partage. (à désigner)

8Révision

Charte revue tous les 6 mois, ou à tout changement de tier / politique interne.

Signature d'engagement

En signant, je m'engage à respecter la présente charte.

Nom et prénom :

Fonction / entité :

Date :

Signature :

Charte d'usage de l'IA · Groupe COLA